Podlicznik — odczyty, rozliczenia najemców i raporty: poradnik zarządcy

Read in English (UK)

Podlicznik by DATPOL pomaga zarządcom lokali usługowych, hoteli, apartamentów i obiektów komercyjnych porządkować pomiary energii oraz przygotowywać rozliczenia najemców. Ten poradnik opisuje konfigurację panelu, dodawanie rzeczywistych odczytów, tworzenie zestawień i obsługę raportów e-mail.

Poznaj ofertę Podlicznik · Przejdź do panelu · podlicznik@datpol.com

1. Co działa obecnie, a co wymaga uruchomienia?

Dostępne: ewidencja lokali, liczników i najemców, wpisywanie odczytów ręcznych, stawki netto, zestawienia rozliczeniowe, CSV, druk do PDF, historia operacji i harmonogram e-mail.
Do uruchomienia dla konkretnego obiektu: zdalny odczyt z urządzeń i bramek. Wymaga sprawdzenia modeli liczników, łączności i konfiguracji integracji. Samo dodanie numeru licznika w panelu nie uruchamia transmisji.
Prognozowanie AI: model nie jest jeszcze podłączony. Po zgromadzeniu odpowiedniej historii można przygotować tę integrację. Prognoza nie jest odczytem i nie może automatycznie zastępować brakujących danych w rozliczeniu.

Publiczna demonstracja na stronie korzysta z danych przykładowych. Nie steruje urządzeniami, nie tworzy rozliczenia klienta i nie wysyła e-maili. Panel docelowy startuje bez danych demonstracyjnych.

2. Co przygotować przed wdrożeniem?

Listę obiektów i lokali oraz jednoznaczne przypisanie liczników do najemców.
Numery i modele urządzeń, jednostkę pomiaru oraz informację o ewentualnym mnożniku wynikającym z układu pomiarowego.
Potwierdzone stany liczników, daty odczytów i zasady wyznaczania okresów rozliczeniowych.
Stawki netto za kWh, uzgodnione zasady opłat dodatkowych oraz sposób przygotowania faktur.
Adres zarządcy i poprawne adresy najemców, którzy mają otrzymywać raporty.
Osoby uprawnione do panelu, zakres obsługi, integracji, kopii zapasowych i utrzymania.

W aktualnym formularzu wpisujemy już właściwy stan w kWh. Panel nie ma osobnego pola do automatycznego przeliczania przekładni. Sposób obsługi takiego układu należy uzgodnić z DATPOL przed rozliczaniem.

3. Logowanie i dostęp do danych

Otwórz panel i zaloguj się przez Cloudflare Access adresem, któremu nadano dostęp. Po uwierzytelnieniu konto musi mieć również przypisaną organizację w aplikacji. Samo otrzymanie kodu logowania nie oznacza dostępu do danych dowolnego klienta.

Komunikat „Konto nie ma jeszcze przypisanej organizacji” oznacza konieczność konfiguracji przez DATPOL. Przekaż swój adres e-mail i nazwę organizacji; nie przesyłaj kodów logowania ani haseł.

Panel jest obecnie przeznaczony dla zarządców. Najemca otrzymuje swój raport e-mail; osobny portal samoobsługowy najemcy nie jest jeszcze udostępniony.

4. Dodaj lokal i podlicznik

Wybierz Lokale i liczniki → Dodaj licznik.
Podaj obiekt, lokal, numer licznika i nazwę najemcy. Stosuj nazwy ułatwiające identyfikację, np. „Park usługowy / lokal 01”.
Wpisz adres najemcy, jeśli ma otrzymywać raporty.
Wprowadź stawkę netto w zł/kWh i zapisz.

Obecny panel nie udostępnia samodzielnej zmiany najemcy, wymiany licznika ani edycji zapisanej ewidencji. Taką zmianę zgłoś DATPOL, aby zachować historię i prawidłowe przypisanie okresów. Nie twórz drugiego wpisu jako sposobu na ukrycie błędu.

5. Wprowadź odczyty

Wybierz Odczyty → Dodaj odczyt, wskaż licznik i datę, a następnie wpisz całkowity stan licznika w kWh, nie miesięczne zużycie. Przykład: 1 września stan 1000 kWh, a 1 października 1426 kWh.

System blokuje daty przyszłe, drugi odczyt tego samego licznika na ten sam dzień oraz wartości naruszające kolejność stanów. Jeżeli licznik został wymieniony lub się przepełnił, potrzebna jest osobna weryfikacja. Nie dopasowuj sztucznie odczytu, aby formularz przyjął dane.

6. Przygotuj rozliczenie

Otwórz Rozliczenia → Utwórz zestawienie.
Wybierz licznik i daty początku oraz końca okresu.
Sprawdź stawkę netto. Możesz podać stawkę dla tworzonego zestawienia.
Zapisz raport. W bazie muszą znajdować się odczyty dokładnie na obie wskazane daty.

Składnik	Przykład
Stan początkowy	1000 kWh
Stan końcowy	1426 kWh
Zużycie	1426 − 1000 = 426 kWh
Stawka netto	1,10 zł/kWh
Kwota netto	426 × 1,10 = 468,60 zł

Raport zachowuje stawkę, dane najemcy i stany z chwili utworzenia. Nakładające się okresy są blokowane, aby ograniczyć ponowne naliczenie tej samej energii. Błędny zatwierdzony raport wymaga zgłoszenia do korekty — nie twórz kolejnego dla tego samego okresu.

Zestawienie nie jest fakturą VAT. Aktualne wyliczenie dotyczy kwoty netto i nie dodaje automatycznie podatków, opłat stałych, dystrybucyjnych ani innych składników. Integrację księgową i bardziej złożone taryfy trzeba uzgodnić oddzielnie.

7. CSV i PDF

Przy zapisanym zestawieniu wybierz CSV, aby pobrać tabelę danych. Opcja PDF otwiera widok wydruku; w oknie przeglądarki wybierz „Zapisz jako PDF”. Jeżeli okno się nie pojawia, zezwól na wyskakujące okna tylko dla panelu. Eksport zawiera dane najemcy — udostępniaj go właściwemu odbiorcy.

8. Automatyczne raporty e-mail

Otwórz Raporty e-mail i wpisz adres zarządcy.
Sprawdź adresy najemców i stawki. Harmonogram korzysta ze stawki zapisanej przy liczniku; istniejący raport zachowuje własną stawkę.
Zaznacz zgodę na uruchomienie automatycznych raportów i zapisz ustawienia.

Zadanie uruchamia się codziennie o 08:15 czasu polskiego i sprawdza poprzedni miesiąc kalendarzowy. Dla września potrzebne są odczyty z 1 września i 1 października. Brak któregoś odczytu albo nakładający się raport wstrzymuje automatyczne rozliczenie danego licznika.

Wiadomości zawierają zestawienie i załącznik CSV. Zarządca oraz właściwy najemca dostają osobne wiadomości. Bez adresu najemcy jego kopia nie zostanie wysłana. Nadawca i adres odpowiedzi: podlicznik@datpol.com. Harmonogram jest domyślnie wyłączony.

„Przyjęte przez SMTP” oznacza przyjęcie przez serwer pocztowy, nie potwierdzenie odczytania wiadomości. Status „Do sprawdzenia” wymaga kontroli przez DATPOL; system nie ponawia automatycznie niepewnej wysyłki, aby nie tworzyć duplikatów. Wyłączenie harmonogramu nie cofnie już wysłanych wiadomości.

9. Porównania zużycia i najczęstsze problemy

Widok analizy prezentuje sumy zapisanych rozliczeń według miesiąca początku okresu. To nie jest jeszcze ciągły wykres telemetryczny. Przy porównaniach uwzględnij długość okresów, zmianę najemców, zajętość lokalu i wyposażenie.

Brak odczytów: sprawdź, czy dane wpisano do właściwego licznika. Przy planowanej integracji zdalnej potwierdź z DATPOL, że została uruchomiona.
Nie można utworzyć raportu: sprawdź obie daty graniczne i istniejące rozliczenia.
Kwota jest inna niż oczekiwana: porównaj stan początkowy, końcowy, jednostkę i stawkę; nie porównuj kwoty netto z rachunkiem brutto zawierającym dodatkowe opłaty.
Najemca nie dostał e-maila: sprawdź harmonogram, zapisany adres, status kolejki i folder spam. Nie uruchamiaj wielokrotnie tej samej wysyłki.
Zużycie nagle wzrosło: porównaj okres i stan licznika z dokumentacją. Sam wzrost nie dowodzi usterki ani nadużycia.

10. Bezpieczeństwo i pomoc

Dostęp do panelu jest chroniony przez Cloudflare Access, HTTPS, weryfikację tokena również na serwerze i przypisanie kont do organizacji. System prowadzi historię operacji. Nie oznacza to gwarancji całkowitego bezpieczeństwa: uprawnienia, aktualizacje, retencję i kopie danych należy objąć uzgodnioną obsługą.

Problemy zgłaszaj przez DATPOL24 lub podlicznik@datpol.com, telefon 55 621 29 29. Podaj obiekt, lokal, numer licznika, okres, treść komunikatu i ewentualny numer raportu. Nie przesyłaj haseł ani kodów logowania. Nie otwieraj rozdzielnic i nie ingeruj w instalację, aby uzyskać odczyt — montaż i prace elektryczne powierz osobie z odpowiednimi kwalifikacjami.

Stan funkcji zweryfikowany na podstawie wdrożenia Podlicznik z 6 października 2026 r. Poradnik użytkowy; szczegółowy zakres usługi ustalany jest dla konkretnego obiektu.